Les PGI sont considérés comme des solutions complètes et efficaces parmi les outils existants en matière d’organisation dans une entreprise. Cependant, il est difficile de comprendre le soutien que cette solution apporte au niveau de chaque département d’une organisation.
Entre autres, la question qui est souvent posée est de savoir pourquoi une entreprise, notamment les PME, devrait adopter cet outil. Nous allons vous donner la réponse exacte à cette question, en particulier en ce qui concerne sa définition, ses avantages et son fonctionnement.
Définition du PGI
Le PGI est une abréviation de « Progiciel de Gestion Intégré » qui vient du mot anglais « Enterprise Resource Planning » abrégé en ERP. Un PGI se définit comme un logiciel puissant sur mesure composé d’une série d’applications, plus précisément des modules, qui permettent de gérer l’ensemble des processus d’une entreprise.
Il s’appuie sur une base de données unique tout en intégrant plusieurs fonctions telles que la gestion des stocks, la gestion de production, le CRM, la gestion comptabilité, la gestion financière, le SAV, la gestion des compétences, etc.
En d’autres termes, le PGI ou ERP est une imbrication de modules émanant d’un éditeur unique pour englober l’ensemble de l’organisation et des besoins pour la gestion d’une entreprise. Le système ERP peut être appliqué dans un secteur particulier comme le secteur industriel, le secteur commercial, etc.
En fait, il existe des systèmes ERP généralistes qui couvrent tous les secteurs, et il existe également des systèmes ERP spécialisés dans un seul secteur. Ces deux types d’ERP présentent tous deux plusieurs avantages, mais le choix dépend de vous et de vos besoins.
À noter que, contrairement à l’ERP généraliste, souvent basé sur les suites bureautiques, l’ERP spécialisé s’appuie sur des outils plus puissants afin de comprendre les besoins réels d’une entreprise dans son secteur, notamment en termes de résolution de problèmes et d’organisation.
Pourquoi utiliser un PGI ou ERP ?
Le premier avantage de choisir un PGI est que vos données sont regroupées dans un seul logiciel puissant. Cela signifie que les éléments tels que les fichiers clients, les données des fournisseurs, les stocks, la production sont centralisés dans un seul système. Ce système les traite de manière homogène. De cette façon, les données de votre entreprise ne seront pas dupliquées et tous les types d’erreurs ou de problèmes d’approximation seront évités.
Par ailleurs, dans ce même logiciel, les informations interagissent entre elles afin d’avoir la possibilité de fournir des résultats fiables sur des communications de données. Entre autres, il est possible de segmenter ses données en fonction des besoins de votre entreprise.
En outre, l’ERP s’immisce activement avec la transformation digitale de votre entreprise. Plus précisément, le PGI approvisionne une solution globale et sur mesure qui lui permet d’être entièrement numérique et interconnectée. Quelle que soit la taille de votre entreprise, le progiciel de gestion intégré vous permet de gagner du temps et d’améliorer votre productivité.
Le choix du système PGI
Le PGI permet une approche unique fixée sur la croissance commerciale de votre entreprise. Il offre un programme complet et des services professionnels dédiés à un seul objectif : « de vous aider à affliger votre succès ». Pour choisir un système ERP vous permettant d’atteindre vos objectifs plus efficacement, vous devez penser à certains critères, à savoir :
- L’agilité et l’évolutivité
- Le prix pour son utilisation à long terme
- Les fonctionnalités et les automatismes qu’il va offrir
- La sécurité des données
- La performance et l’efficacité de son utilisation
- La compatibilité avec vos outils déjà existants
- La facilité de prise en main et d’utilisation
- La rapidité des retours d’accompagnement et d’assistance
- La fiabilité et la flexibilité de son utilisation
- La pérennité et la qualité de management
Le fonctionnement de solution ERP
Comme mentionné ci-dessus, le PGI est un outil de gestion qui a pour vocation d’homogénéiser l’ensemble des processus relatifs au bon fonctionnement d’une compagnie. Donc, avant d’accomplir cela, l’ERP suit quelques procédures :
- Tout d’abord, le PGI est composé de plusieurs modules opérationnels. Vous devez donc choisir et activer les modules dont vous avez besoin
- Ensuite, chaque employé de votre entreprise aura accès aux différentes applications et données selon les droits qui lui ont été attribués. En même temps, chaque utilisateur pourra mettre à jour les données du système. Ces données seront centralisées dans une base de données unique sécurisée. Elles seront ensuite partagées dans différents processus métier afin de réduire le travail manuel et de rationaliser les flux de travail existants.
- Enfin, vous pouvez accéder au tableau de bord du système ERP pour visualiser diverses mesures et données de votre entreprise.
Entre autres, grâce à cette performance intuitive et cette facilité d’utilisation, le PGI constitue un véritable atout pour atteindre les objectifs de votre entreprise plus facilement. De plus, il réduit le temps que vos employés consacrent à des tâches qui pourraient être automatisées.
Cependant, l’évolution de la technologie a permis aux PGI de développer de nouvelle génération de modules et des dispositifs plus avancés pour être plus efficaces. À titre d’exemple, nous pouvons citer la solution Oracle NetSuite. Cette dernière dispose de dernières avancées technologiques en termes de fonctionnalités et d’efficacité, à savoir :
- Cloud puissant
- Mobilité et expérience utilisateur (UX)
- Fonctions de personnalisation avancées
- Intégration de l’intelligence artificielle
- Meilleure compatibilité avec d’autres systèmes de gestion
