Que ce soit dans un cadre scolaire, dans le cadre d’une association sportive ou pour un séminaire d’entreprise, les occasions d’organiser un événement sportif ne manquent pas. Mais alors, comment mettre en place dans de bonnes conditions un tel rendez-vous ? Nous avons réuni ici les principaux points à vérifier pour mener à bien votre projet.
Bien entendu, les conseils ci-dessous s’applique surtout pour les manifestations sportives dépassant un certain nombre de participants.
Munissez-vous d’un cahier des charges
Il est fortement recommandé de commencer l’organisation en vous équipant d’un cahier des charges. Il vous permettra de vous assurer de n’oublier aucun point essentiel. Le cahier des charges d’un événements sportifs précise plusieurs éléments. Le premier point abordé est les objectifs du projet. Pour quelle raison et dans quel cadre cet événement est-il organisé.
Il définit ensuite l’ensemble des critères précis à suivre sur tous les aspects de la manifestation :
- Organisation et règlement des épreuves (durée, composition des équipes, règlement sportif…)
- Budget
- Calendrier
- Sécurité (normes à respecter, précautions à mettre en place)
- Equipement : pour les épreuves en elles-mêmes mais également pour la sonorisation, les podiums, les équipements sportifs, les stands d’alimentation ou de boisson ou les vestiaires.
Ce cahier des charges devra être suivi scrupuleusement pour ne pas oublier un élément essentiel.
En tant qu’événement il est important de s’y prendre à l’avance pour organiser la manifestation sportive dans de bonnes conditions. Cela permettra de s’assurer de la bonne disponibilité des infrastructures et des partenaires.
Entourez-vous des bons partenaires
Une fois que le périmètre du projet est clairement défini dans le cahier des charges, il vous faudra rechercher et contacter tous les partenaires et prestataires que vous aurez à mobiliser dans le cadre de la manifestation.
Généralement, le premier à identifier est celui qui vous fournira l’infrastructure sportive. S’il s’agit d’une commune, il sera nécessaire d’échanger avec eux pour présenter les objectifs de la manifestation et les conditions d’utilisation de l’équipement. En cas de fournisseur privé, assurez vous de ses disponibilités et de son budget.
Il vous faudra également sans doute contacter des agents de la sécurité civile en cas d’accueil du public, des stands d’alimentation qui permettront de rentabiliser en partie l’événement et éventuellement des spécialistes techniques pour l’éclairage, la sonorisation ou la location d’un podium par exemple.
Anticipez le recrutement de bénévoles
Il n’est pas rare pour les organisateurs de manifestation sportive de manquer de bénévoles. Ces petites mains peuvent faire toute la différence les jours de la tenue de l’événement. Lorsqu’ils ne sont pas assez nombreux, les difficultés et points de tension peuvent s’accumuler tout au long de la manifestation.
Anticipez donc cette étape en lançant un appel à bénévole relativement tôt dans l’organisation pour être sûr de mobiliser suffisamment de monde.
Ne négligez pas l’étape du brief des bénévoles en organisant une ou plusieurs réunions en amont durant lesquelles seront présentés leurs misions et où ils pourront poser leurs questions.
Il est conseiller de définir clairement l’interlocuteur principal des bénévoles afin d’assurer une bonne communication.
Enfin, pensez à les remercier autour d’un pot par exemple. Ce type de petites touches font toutes la différence sur le plan humain et peuvent motiver les bénévoles à revenir aider l’année suivante.
Soyez vigilants sur la sécurité
Dernier point qui doit attirer toute votre vigilance : la sécurité. Celle-ci ne doit évidement absolument pas être négligée. En fonction de la nature du sport (que cela soit du tennis, du football ou du roller de vitesse), du nombre de participants, du lieu et du cadre de la manifestation, de nombreuses normes doivent être respectés. Celles-ci peuvent concerner les dispositifs de soin obligatoires, la présence d’agents de la sécurité civile ou certains équipements essentiels. Renseignez-vous sur vos obligations et dans tous les cas, identifiez les professionnels de soin à proximité qui pourraient agir en cas d’urgence (bénévoles professionnels de la santé, cabinet médical ouvert ou urgences hospitalières par exemple)…
