Il est bien connu que la France est un pays administratif par nature. Cette caractéristique peut parfois nous donner du fil à retordre en tant qu’entrepreneur, tant les tâches à effectuer sont souvent complexes et chronophages. Pourtant, c’est aussi ce qui nous permet de pouvoir entreprendre en toute sérénité, assurés que nous sommes d’un niveau de sécurité juridique maximum et d’un cadre législatif protecteur. Et pour cela, il est nécessaire de respecter un certain nombre de procédures, notamment en matière de rédaction de documents. D’où l’intérêt d’utiliser des modèles de factures et devis conformes et efficaces. Explications.
Les factures et devis : définition
La facture est certainement l’acte juridique commercial le plus célèbre. Elle consiste en un document émis par un vendeur ou un prestataire et qui atteste de la fourniture de produits ou de services. Elle constitue par ailleurs un élément de preuve en cas de litige et doit être conservée par le vendeur en tant que justificatif comptable et commercial. Sachez qu’une facture doit toujours être émise en 2 exemplaires, l’un à conserver par le client, l’autre par l’acheteur et que si vous doutez de votre capacité à la rédiger, vous pouvez utiliser ce modèle de facture par exemple.
Il ne faut pas confondre les factures et devis. Le second est en effet un document qui vise à proposer des tarifs à un client. En principe, le devis est un contrat qui, s’il est accepté par le client, fixera les obligations des deux parties. La rédaction de ce document doit donc là aussi être précise, car une fois que vous aurez transmis la proposition, vous serez tenu d’en appliquer les termes si votre interlocuteur l’accepte. C’est pourquoi l’utilisation d’un modèle de devis peut constituer une sécurité intéressante !
Les mentions obligatoires à insérer sur vos factures et devis
Si la rédaction des factures et devis est aussi essentielle et doit faire l’objet de tant de minutie, c’est parce qu’elle est contrainte par de nombreux critères. La facture devra notamment inclure des mentions obligatoires comme une date, un numéro de facture et un numéro de bon de commande. On devra aussi y désigner avec précision les vendeur et acheteur concernés, notamment le numéro SIRET ou la dénomination sociale des entreprises. Enfin, on devra également y trouver la quantité et la désignation des biens ou services avec leur prix unitaire hors TVA ainsi que les éventuelles remises offertes.
De la même façon, le devis doit lui aussi intégrer certaines mentions obligatoires. On rappelle d’ailleurs que le devis est un contrat et qu’il est donc nécessaire qu’il respecte les exigences légales imposées. Parmi celles-ci, citons notamment les informations relatives à l’entreprise, la mention « devis », les coordonnées du client, la date d’émission du devis, le prix total, ainsi que le taux de TVA, les frais de déplacement et le prix de la main d’œuvre si nécessaire. À cela, il faudra bien sûr ajouter les description, quantité, désignation et prix des produits ou services proposés.
Comment bien rédiger vos documents administratifs ?
Vous l’aurez compris, la rédaction des factures et devis nécessite une grande attention, tant les mentions obligatoires à insérer sont nombreuses. Il faut aussi bien comprendre que la personnalisation est absolument nécessaire pour éviter tout risque juridique. Rédiger une facture ou un devis pour chaque client et actualiser les factures chaque mois ou chaque trimestre est donc une tâche extrêmement chronophage.
Heureusement, il existe nombre de modèles de factures et de devis en ligne, qui peuvent permettre à n’importe quelle entreprise de limiter le temps passé à l’administratif.
Les factures sont des outils qui peuvent servir de preuve juridique en cas d’éventuel conflit avec un client, tandis que les devis vous engagent auprès d’eux. En outre, un devis peut aussi servir l’image de votre entreprise, car s’il est bien rédigé, qu’il affiche clairement les tarifs et qu’il montre votre organisation, il constituera en même temps un outil marketing puissant. Bien rédiger ces documents essentiels est donc une nécessité et les divers modèles disponibles en ligne sont là pour vous y aider, et les plus souvent gratuitement !
Délais de prescription et risques en matière de rédaction de factures
La facture est un document qui atteste de la fourniture de produits ou de services. À ce titre, elle constitue une preuve juridique qui doit être conservée, notamment par le vendeur qui pourra ainsi montrer au juge qu’il a bien fourni le produit ou service à l’acheteur si celui-ci refuse de payer. Néanmoins, il faut savoir que toute facture a un délai de prescription au-delà duquel, si aucune procédure n’est engagée, l’acheteur ne sera plus dans l’obligation de payer les sommes dues.
Ce délai de prescription est fixé à deux ans pour les consommateurs, tandis que si votre client est un professionnel, alors le délai de prescription est fixé à cinq ans. Dans les deux cas, le délai accordé commence à partir de la fin du délai de paiement précisé directement sur la facture. Assurez-vous donc de bien veiller à ce qu’il soit précisé par sécurité ! Par ailleurs, sachez que si vous ne produisez pas de facture pour réaliser une transaction, les amendes peuvent être très lourdes, jusqu’à 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. D’ailleurs, cette peine d’amende pourra également être applicable au client professionnel le cas échéant.
De l’importance de s’organiser pour faire croître son entreprise
La rédaction des factures et devis implique donc de nombreux risques pour les entreprises. C’est d’abord une tâche extrêmement chronophage, notamment pour les petites entreprises et les freelances, qui ne peuvent que rarement se permettre de mobiliser des collaborateurs en permanence sur l’aspect administratif. Les modèles de factures et devis leur seront alors très utiles, non seulement pour gagner du temps, mais aussi pour éviter les erreurs de saisie, potentiellement lourdes de conséquences.
En effet, les factures et devis sont un atout essentiel pour se protéger juridiquement, mais ils peuvent aussi générer des problèmes s’ils sont mal rédigés. Une bonne organisation doit nécessairement être conçue pour réduire le risque interne et l’utilisation de factures et de devis pré-rédigés vous assure, au moins en partie, de ne pas vous voir infligé d’éventuelles procédures juridiques longues, coûteuses et stressantes en cas de litige avec un client.
A qui s’adresse les modèles de facture et devis en ligne ?
Les factures sont des documents essentiels, qui doivent établir le caractère juridiquement valide d’une transaction. Tous les professionnels sont donc concernés. De l’autoentrepreneur qui travaille seul et doit tout prendre en charge à la grande entreprise transnationale, dotée d’une armée de services administratifs, chaque acteur du paysage économique est tenu de produire des factures. Mais il est clair que plus une entreprise est petite, moins les ressources humaines sont disponibles pour rédiger des factures et devis. C’est sûrement à eux que les modèles en ligne seront donc les plus utiles.
Enfin, parlons un peu des spécificités liées à certaines factures ou devis. Il est en effet important de bien choisir son modèle en ligne, notamment en fonction du type de structure dont on fait partie. Il peut arriver ponctuellement qu’une association à but non lucratif doive facturer un client. La facture sera alors la même que n’importe quelle autre, à ceci près qu’elle devra inclure la mention « Association exonérée des impôts commerciaux ». De même, il est tout à fait possible de produire un devis payant, mais cela devra être clairement précisé !
