Pour accueillir ses clients et prospects, il est important pour le manager de disposer d’une messagerie téléphonique professionnelle. Premier aperçu de l’entreprise, cette formule d’accueil reflète l’image de l’entreprise et met l’interlocuteur en condition pour que tous les échanges soient fructueux. Le message d’accueil téléphonique constitue donc un élément essentiel de la stratégie de communication de l’entreprise. Découvrez dans cet article comment personnaliser votre message d’accueil professionnel. Pourquoi le rendre spécial ? Et quelles sont les astuces pour l’optimiser ?
Enregistrez votre message en utilisant la voix d’une personne heureuse
Lorsque vous enregistrez un message d’accueil pour le serveur vocal de votre établissement, adoptez un ton naturel et joyeux plutôt qu’un ton triste ou agressif. Vos clients seront plus enclins à traiter avec vous si le message d’accueil enregistré est chaleureux et transmet un sentiment de confiance.
Cette démarche les rassure et crée une atmosphère de confort, qui est le fondement de toute relation constructive et de confiance. Faites en sorte que vos clients sentent qu’ils sont les bienvenus et que vous êtes heureux de les aider ou de trouver des réponses à leurs questions. Reconnaissez-leur le mérite de vous avoir contacté. Pour en savoir plus sur l’enregistrement d’un message d’accueil téléphonique, adressez-vous aux experts de https://www.ats-studios.com/.
Personnalisez votre message d’accueil
Un moyen simple et efficace de personnaliser votre message est de mentionner le nom de votre entreprise. Cela permettra à l’appelant de s’assurer qu’il a composé le bon numéro.
Il est également possible de lui offrir un message d’accueil unique. En effet, votre client a certainement un numéro de client auprès de votre entreprise et vous disposez sûrement de ces informations. En reliant le serveur vocal à votre système d’information, il peut identifier que le numéro d’abonné correspond à tel ou tel client. Pour savoir comment utiliser au mieux le serveur vocal, visitez ce site.
Employez des phrases claires et courtes pour votre message
En utilisant de courtes phrases directes dans votre message, vous maintenez l’attention du destinataire sur ce que vous dites et les choix que vous proposez.
Il est pareillement important de rester cohérent : utilisez le même ton, le même vocabulaire et la même structure grammaticale dans votre message de bienvenue. N’oubliez pas qu’ils peuvent se trouver dans un environnement bruyant, ce qui rend la compréhension encore plus difficile.
Par exemple, préférez une formulation telle que « Bonjour, bienvenue à [nom de l’entreprise] » à « Bonjour, cher client, nous serons heureux de répondre à toutes vos questions au moyen d’un appel téléphonique à [nom de l’entreprise] ».
Rappelez-leur les heures d’ouverture
Il arrive que vos clients vous appellent en ignorant vos heures d’ouverture. Vous pouvez toutefois éviter cela en leur rappelant vos heures d’ouverture. Il est également possible de programmer un calendrier des heures d’ouverture qui diffusera différents messages selon le jour et l’heure.
Si votre entreprise est fermée et que personne n’est disponible pour décrocher le téléphone, faites-le savoir. N’oubliez pas ensuite de leur rappeler l’heure à laquelle ils peuvent vous contacter. Lorsqu’un client vous appelle, il le fait par nécessité. Dans 80 % des cas, il rappellera dans les heures qui suivent. Facilitez-leur la tâche !
