Dans l’exercice de toute activité professionnelle, il est essentiel de tenir le compte des coûts engagés ; le nécessaire suivi des frais du commercial obéit à la même logique. Si un tel suivi permet de quantifier les efforts consentis, il permet aussi de mesurer l’efficacité des actions menées.
Les notes de frais prennent une dimension spécifique dans la profession de commercial qui impose des déplacements particulièrement fréquents. Cet état de choses donne lieu à l’obligation de dédier une quantité non négligeable de temps à la gestion de ces notes de frais.
Dans le cadre des déplacements parfois nécessaires à l’accomplissement de leurs missions, ces notes de frais proviennent généralement des dépenses effectuées pour les repas d’affaires ou encore des frais kilométriques par exemple. Il existe une grande variété de frais du commercial.
Les frais du commercial
Définition
Les frais du commercial peuvent se définir sobrement comme les dépenses avancées par le commercial dans le cadre de sa mission de commercialisation d’un produit ou d’un service au profit d’une entreprise. Ils varient largement en fonction de l’entreprise et du produit ou service commercialisé.
Ainsi, les frais nés dans le cadre de la commercialisation à l’international d’une gamme de produits pour le compte d’une multinationale n’ont que très peu de rapport avec ceux engagés pour commercialiser une solution domestique proposée par une PME.
Les dépenses dont il est question sont consenties par le commercial afin d’assurer le succès de sa mission, mais font l’objet de remboursement par l’entreprise. Ce remboursement s’effectue suivant diverses méthodes.
Les méthodes de remboursement
Le remboursement des frais du commercial se fait suivant deux méthodes principales.
La première, celle des frais réels, suppose le remboursement précis par l’entreprise ou l’employeur, de chaque centime dépensé. Elle requiert d’effectuer un suivi presque journalier des frais engagés par le commercial. Ceux-ci ont tendance à se multiplier assez rapidement, ce qui en complexifie la gestion.
Afin d’obtenir un remboursement intégral, il importe de faire preuve de rigueur quant aux frais engagés, même lorsqu’il s’agit de dépenses aussi minimes que des frais de péage ou de parking.
Il importe en outre que le commercial soit en mesure de fournir des justificatifs exhaustifs pour chacune desdites dépenses. Ces justificatifs doivent renseigner quant à la date et au lieu auxquels la dépense a été effectuée, mais aussi sur son montant et sa nature.
La deuxième méthode admissible pour obtenir le remboursement des frais du commercial consiste à définir un montant forfaitaire pour chaque type de dépense : c’est la méthode des frais forfaitaires.
En fonction des actions commerciales programmées, le commercial reçoit à l’avance les frais forfaitaires pour faire face aux dépenses prévues. Il est ensuite libre d’en disposer à sa guise, l’essentiel étant que les objectifs soient atteints.
Cette méthode ne fait pas obstacle au remboursement suivant la méthode des frais réels, de certaines dépenses non programmées. Des détails accessibles depuis ce site renseignent sur l’intérêt et les travers de la méthode des frais forfaitaires.
Les différents frais à prévoir
Ce qui est inclus
Les frais professionnels propres à la fonction commerciale peuvent être de différentes natures. L’on retrouve dans cette catégorie :
- Les frais de déplacement : le commercial peut être amené à effectuer plusieurs jours de déplacement dans le cadre de son action. A cet effet, il peut être tenu d’engager des frais de transport, que ce soit par taxi, par train ou par avion par exemple ;
- Les frais d’hôtel : lorsqu’il est contraint de passer une ou plusieurs nuits loin de sa résidence, l’hébergement du commercial doit être assuré ;
- Les frais de repas : il arrive fréquemment dans la profession commerciale qu’il soit nécessaire de tenir un déjeuner d’affaire avec des clients ;
- Les frais kilométriques s’entendent des frais liés à l’utilisation par le commercial de son véhicule personnel pour effectuer des déplacements professionnels ;
- Les frais d’habillement, lorsque la mission nécessite le port de tenues particulières ;
- Les frais téléphoniques, de communication ou d’internet ;
- Les frais générés par un outil d’aide à la vente. Cliquez ici pour en savoir plus sur ces outils.
Ces frais ne sont pas propres à toutes les fonctions commerciales. Ils varient en fonction des usages en vigueur dans le secteur d’activité, de l’accord d’entreprise ou du contrat commercial.
Ce qui est exclus
Bien que la liste des frais professionnels du commercial présentée ci-dessus ne soit pas exhaustive, toutes les dépenses effectuées par le commercial ne sont pas remboursables.
Ainsi par exemple, l’usage du véhicule personnel pour les déplacements entre le domicile et le lieu de travail n’ouvre pas droit à des frais kilométriques. De même, les frais d’habillement ou de gamelle ne sont pas systématiquement à considérer comme entrant dans la catégorie des frais du commercial.
