L’ère du papier touche doucement mais sûrement à sa fin. Les mails, factures numériques, les tickets de caisse envoyés par voie numérique peuvent nous faire croire que la paperasserie est révolue. Hélas, tout ceci est une utopie. Les papiers envahissent encore nos bureaux et leur traitement occupe toujours une grande place de notre temps de travail.Utiliser un logiciel de traitement intelligent de documents (Intelligent Document Processing ou IDP) c’est faciliter et accélérer ce processus.
Mais qu’est-ce que l’IDP exactement ? Pourquoi est-il important et à quoi peut-il servir ? Dans cet article, nous répondrons à ces questions et à bien d’autres encore. Vous êtes prêt ? Allons-y !
Qu’est-ce que le traitement intelligent de documents (IDP) en termes concrets ?
Le traitement intelligent des documents IDP est une forme d’automatisation intelligente qui combine l’intelligence artificielle et l’OCR pour extraire des données de documents non structurés. En tant que telle, une solution IDP peut automatiser le traitement des données contenues dans les documents : contextualiser le document, comprendre l’information, l’extraire et l’envoyer au bon endroit.
L’OCR permet de détecter des informations préalablement définies sur un document. Une fois détectées, ces informations sont automatiquement et rapidement extraites.
Le logiciel IDP analyse et extrait les données des documents que vous devez traiter. Les données à extraire peuvent être structurées, non structurées ou semi-structurées. Cette analyse automatisée est réalisée en temps réel. Ainsi, le temps consacré à cette tâche peut être utilisé pour d’autres activités plus importantes.
Sur quels documents le logiciel IDP est-il efficace ?
Grâce à l’apprentissage automatique, qui est l’une des technologies qui le composent, le logiciel IDP est efficace sur de nombreux types de documents. L’apprentissage automatique est une technologie complémentaire à l’OCR. Elle fonctionne avec un algorithme et permet à l’ordinateur de s’entraîner sur une multitude d’exemples pour détecter des informations. Traitez automatiquement tous les documents dont votre entreprise a besoin en quelques secondes :
- Factures et reçus : tickets de caisse, reçus de supermarché et factures.
- Documents d’identité : permis de conduire, passeports et cartes d’identité nationales.
- Documents RH : bulletins de salaire, lettres de motivation et déclarations de l’employeur.
- Documents logistiques : étiquettes d’expédition, connaissement, lettre de voiture CMR.
Pourquoi l’IDP est-il important aujourd’hui ?
La numérisation du traitement des documents d’une entreprise est devenue l’une des priorités les plus importantes pour les sociétés. Prenons l’exemple de COVID-19, qui nous a montré l’importance de pouvoir consulter des documents professionnels à distance.
La solution IDP numérise vos documents et les convertit au format numérique. Une fois cette opération effectuée, le logiciel extrait les données que vous avez préalablement définies. En outre, la solution automatisée enregistre et structure les fichiers dans votre base de données. Le logiciel IDP poursuit le traitement et vous donne une connaissance et une compréhension approfondies du document.
De plus, grâce à la numérisation automatique de vos documents, vous réduisez considérablement votre temps de traitement. Vous pouvez traiter plus de documents, plus rapidement. Vos employés sont soulagés de la tâche d’extraction manuelle des données. L’expertise des membres de votre équipe se concentre désormais sur l’expérience du client et sa prise en charge.
Les différents cas d’utilisation
Le traitement intelligent des documents permet non seulement d’extraire des données de vos documents, mais aussi de sécuriser les données extraites. Vous pouvez utiliser cette solution combinant OCR et apprentissage automatique pour plusieurs secteurs d’activité et plusieurs types de documents différents. Prenons deux exemples.
Automatisez vos campagnes de cashback et de fidélisation des clients
Imaginez que vous êtes un fabricant de shampoings et que vous lancez une campagne de remboursement pour promouvoir une nouvelle marque. Les clients peuvent envoyer leur reçu comme preuve d’achat et se faire rembourser le produit en promotion.
Auparavant, vous deviez vérifier manuellement les preuves d’achat fournies par vos clients pour vous assurer que les produits de la campagne étaient inclus, extraire les données nécessaires et enfin remettre la récompense.
Grâce à l’automatisation de vos campagnes de cashback et de fidélisation, IDP accélère et sécurise ce processus. Vos clients n’ont qu’à scanner leur preuve d’achat via l’application disponible sur les smartphones ou sur le web. L’OCR extrait directement les lignes de produits et les compare avec les éléments de votre base de données. Ainsi, vous pouvez vérifier automatiquement les informations figurant sur le document et délivrer la récompense client plus rapidement.
Automatisation des comptes créditeurs
L’automatisation des comptes fournisseurs évite à votre personnel comptable bien des maux de tête et des frustrations. En effet, pour tenir à jour votre livre de comptes ou votre logiciel de comptabilité, vous devez recenser les reçus et les factures. Extraire les informations, les transcrire dans votre logiciel ou livre comptable, puis vérifier les informations saisies…. Quelle tâche fastidieuse !
L’utilisation du logiciel IDP vous permettra d’automatiser ce processus. Les différents composants de cette solution vous permettront d’extraire les données automatiquement et sans erreur. Accélérez le traitement des documents nécessaires à votre organisation et leur enregistrement dans votre base de données.
Les tâches manuelles sont éliminées, vous bénéficiez d’un meilleur contrôle sur vos données financières et d’une meilleure visibilité.
Commencez avec IDP aujourd’hui
Commencez aujourd’hui à intégrer une solution IDP et automatisez votre processus de traitement de documents. Trouvez votre fournisseur de traitement intelligent des documents et simplifiez grandement votre gestion de documents. Plus rapide, plus sécurisé, moins d’intervention manuelle : en somme votre gestion est automatisée.
