Le développement de la technologie continue d’impacter de façon significative la vie quotidienne des personnes à travers la digitalisation. C’est en cela que vous entendrez de plus en plus parler du e-procurement dans les entreprises. Mais de quoi est-ce qu’il s’agit et comment fonctionne cette nouvelle immiscion du digital dans le fonctionnement des entreprises ? Découvrez dans cet article toutes les réponses à vos interrogations relatives au e-procurement.
Qu’est-ce que c’est que l’e-procurement exactement ?
L’e-procurement, c’est une solution électronique qui répond aux besoins d’approvisionnement des entreprises. En effet, le e-procurement est une dématérialisation du processus d’approvisionnement par les entreprises ce qui conduit à rendre possible aux entreprises l’achat de leurs produits par le biais des plateformes digitales. En France, le ministère de la Culture définit de façon officielle le e-procurement comme étant « la gestion centralisée des acquisitions et des approvisionnements d’une entreprise sur une plateforme électronique ».
Il faut tout de même préciser que la notion d’e-procurement ne s’étend pas aux relations de vente de produits ou services entre entreprise et particulier par le biais des plateformes. Il s’agit ici des relations d’achat qui lient uniquement des entreprises entre elles.
Une fois que la question : qu’est-ce que l’e-procurement a trouvé une réponse, il y a lieu de se demander comment est-ce que cela marche.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
Déjà, il est important de savoir que plusieurs plateformes gèrent l’e-procurement. Mais de façon générale, il prend en compte trois principales étapes. D’abord la sélection des produits, ensuite l’envoi de la commande et enfin le règlement de la transaction (facturation et payement).
La sélection des produits
C’est la première étape du e-procurement. Les entreprises, par le biais des plateformes, accèdent aux offres et produits disponibles. Ils ont alors l’occasion d’envoyer des demandes d’achat en fonction de leurs besoins.
L’envoi de la commande
Une fois les demandes d’achat enregistrées dans le système, le processus d’achat est alors mis en œuvre. La commande est transmise aux fournisseurs qui préparent la marchandise pour sa livraison.
Le règlement de la transaction
Dans la suite du processus, les entreprises reçoivent la facture par voie électronique ou en fichier PDF. La facture est sécurisée par l’apposition d’une certification par un tiers de confiance. Une fois la facture validée, le paiement se fait de façon automatique.
Quelles en sont les cibles ?
Plusieurs acteurs sont impliqués dans le processus de mise en œuvre de l’approvisionnement en ligne par les entreprises. Au nombre de ceux-ci, figure :
- Le service chargé d’opérer les achats au sein de l’entreprise. C’est ce service qui est chargé de définir les stratégies d’achat au sein de l’entreprise, il est donc au cœur de la mise en œuvre du e-procurement.
- Les utilisateurs finaux, ce sont eux qui expriment le besoin au sein de l’entreprise. C’est donc d’eux que part le processeur d’achat.
- L’approbateur c’est l’autorité au sein de l’entreprise qui a le pouvoir de valider les commandes que passe la structure.
- La comptabilité, c’est le service chargé de la gestion financière de l’entreprise, c’est elle qui valide, dans le processus du e-procurement, les factures et effectue qui les payements.
