Si vous ou votre entreprise imprimez encore du papier ou dépendez de copies physiques de documents, vous êtes très probablement à la recherche de solutions sans papier pour 2022.
Le travail à distance n’étant pas près de disparaître cette année, il n’y a jamais eu de meilleurs moments pour se passer de papier. La lutte est réelle, c’est le moins que l’on puisse dire. Travailler à domicile entouré de feuilles de papier imprimées ou d’une pile de documents ne fait qu’accroître votre stress, au lieu de le soulager.
Bien sûr, vous pensez peut-être que vous disposez de toutes les ressources et de la documentation appropriée pour augmenter les ventes ou, à tout le moins, maintenir votre entreprise en plein essor, mais voici quelques raisons pour lesquelles votre entreprise devrait déjà passer au zéro papier en 2022 et au-delà :
Les entreprises feront d’importantes économies sur les coûts liés au papier
Comment le papier peut-il être si cher ? Selon UniPrint, le coût de l’impression dépend de plusieurs facteurs. Premièrement, le volume de vos documents et la fréquence à laquelle vos employés ont besoin d’imprimer, deuxièmement, la quantité de papier qui est considérée comme du gaspillage, et troisièmement, le temps consommé par les problèmes d’impression tels que les coûts d’entretien de votre imprimante ou le bourrage papier qui peut facilement devenir une perte de temps pour vous et vos employés. Par exemple, si nous utilisons le calculateur de coûts d’impression d’UniPrint, nous pouvons supposer qu’une entreprise de mille employés coûtera probablement 175 000 $ par an, et ce, uniquement en coûts de papier imprimé ! Si vous tenez compte de la nécessité d’acheter des imprimantes et de l’encre, votre entreprise pourrait finir par dépenser des milliers, voire des millions de dollars, pour ces fournitures de bureau de plus en plus obsolètes. Vous pourriez également irriter involontairement vos actionnaires.
Imprimer moins signifie gagner du temps, de l’argent et préserver l’environnement.
Pensez au temps que vous avez passé à régler un problème de bourrage papier. Vous attendez que votre document s’imprime, mais vous êtes déconcerté par les messages d’erreur qui clignotent sur votre imprimante. Vous essayez encore, et encore, et encore. Finalement, votre document est imprimé, ainsi que plusieurs autres copies de toutes les fois où vous avez appuyé sur « Imprimer ».
Réfléchissez un instant au coût. Il s’agit non seulement de l’argent dépensé pour chaque feuille de papier, mais aussi du temps que vos employés ont consacré à ce bourrage de papier. En optant pour le zéro papier, vous économisez non seulement du temps et de l’argent, mais vous réduisez également les déchets et préservez l’environnement.
Numérisez et archivez les documents au lieu d’utiliser des armoires à dossiers
Si votre entreprise souhaite sérieusement passer au zéro papier, vous profiterez non seulement des économies réalisées en ne dépensant plus de ressources pour les imprimantes et le papier, mais vous pourrez également commencer à supprimer le besoin d’autres fournitures de bureau. La numérisation des documents est un moyen intelligent de réduire la consommation de papier et permet également de se passer de fournitures de bureau encombrantes comme les classeurs. Au lieu de stocker des feuilles de papier de manière archaïque, vous pouvez simplement numériser vos documents en utilisant la reconnaissance optique de caractères, ce qui vous aidera à désencombrer votre bureau à plus d’un titre.
Le problème des documents papier est qu’ils ne tiennent pas sur le long terme. Les vieux morceaux de papier deviennent jaunes et peuvent être facilement déchirés. L’encre peut s’effacer, les coins peuvent être pliés, et vous avez dit stratifié ? Eh bien, cela ne fait qu’augmenter vos coûts encore plus !
En utilisant un logiciel PDF comme sodapdf.com, vous pouvez facilement numériser vos documents en les scannant simplement et en créant de nouvelles copies numériques de ces fichiers en PDF. Vous pouvez ensuite utiliser l’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour numériser, reconnaître et modifier facilement le texte contenu dans ce document numérisé. En outre, le format PDF peut être archivé en tant que PDF/A. Pensez-y comme à un classeur numérique, sauf que votre fichier aura la même forme et le même format des années plus tard, sans le souci de dommages physiques ou de matériaux illisibles.
