La tenue d’une assemblée générale n’est pas une obligation au sein d’une association en se basant sur la loi 1901. Cependant, il s’agit d’une occasion particulière pour les membres de connaître l’état des finances ou de statuer sur un sujet. Elle est donc imposée d’office dans le statut. Plusieurs thématiques peuvent être soulevées lors d’un AG. L’ordre du jour est envoyé aux membres participants lors de la convocation. Ils pourront ainsi prendre les prédispositions qui s’imposent et réfléchir sur le sujet.
Un vote à distance ou présentiel ?
L’assemblée générale peut être faite à distance. Vous pouvez d’ailleurs compter sur un outil numérique proposant le vote électronique assemblée générale. Sur ce point, les textes de la loi 1901 n’évoquent pas non plus cette circonstance. Il constitue alors une solution. Le programme peut aussi s’appliquer en présentiel.
Dans l’hypothèse où les membres acceptent d’effectuer l’AG chez eux, une visioconférence aidera à réduire les impacts de la distance. Il est alors possible de voir les réactions de chacun ou celles qui lèvent les mains. À titre informatif, le vote par correspondance est encore une autre alternative.
Néanmoins, avec un instrument électronique, les associés répondent juste aux questionnaires sur son écran. De plus, un membre peut déléguer son pouvoir via le même équipement. Pour s’assurer de la légitimité du vote, un huissier interviendra pour sceller le dépouillement. L’avantage d’un vote à distance est que les décisions de chacun restent anonymes. Pour ce faire, les votants possèdent une clé de chiffrement individuel.
Le respect du quorum peut revêtir un caractère obligatoire. Il s’agit également de la première étape à effectuer durant la réunion. Il détermine un seuil auquel les décisions prises lors du rassemblement sont considérées valides. La proportion est encore visible dans le statut. Dans le vote physique, une fiche de présence sera émargée une fois les membres dans la salle pour observer le quorum. Dans une SA, il est obligatoire contrairement à la SARL.
Les préparatifs liés à une assemblée générale
Le statut fixe la réalisation d’une assemblée générale tous les ans. Il faut alors parler d’assemblée générale ordinaire. En règle générale, elle doit se dérouler 6 mois après la fin de l’exercice comptable. Les rapports financiers sont ainsi disponibles pour être présentés aux associés. Mais, les thématiques qui peuvent être évoquées sont variées :
• La gestion de la société
• La part des dividendes
• Les projets sur le long terme
Une autre forme d’assemblée générale existe et connut avec la nomination assemblée générale extraordinaire. Elle peut être effectuée, peu importe le jour de l’année. Elle est conçue pour apporter des modifications dans le statut ou bien le mode de fonctionnement de l’association. La convocation est incontournable que ce soit lors d’un AGO ou lors d’une AGE. Le non-respect de l’indication entraînera le paiement d’une amende.
Une différence est cependant remarquée concernant le délai d’invitation. Dans le cadre d’un AGO, ils seront appelés via une lettre recommandée 15 jours à l’avance. De son côté, l’AGE offre davantage de flexibilité avec 21 jours. Les délais sont susceptibles de changement à cause des données provenant du statut.
Diverses annotations seront intégrées dans le dossier, à savoir l’horaire de la réunion, l’ordre du jour et le lieu. L’organisateur peut encore insérer des documents annexes. Un associé peut transférer sa responsabilité à un autre membre en cas d’empêchement. Il doit juste remplir le modèle de pouvoir.
Les étapes d’un suffrage réussi
Les participants devront désigner un président de séance et un secrétaire. Bien que cette phase ne soit pas une exigence, elle peut être intégrée expressément dans les documents de création. Ils mèneront les débats et encadreront la session. Le président de l’association prononcera un discours de quelques minutes. Il aura l’opportunité de parler des faits ayant marqué la société durant l’exercice passé. Il évoquera aussi les nouveaux membres et les départs. L’ordre du jour sera rappelé avant de commencer. Les rapports seront lus. Il subsiste différents types de rapports :
• Le rapport d’activité
• Le rapport prévisionnel
Les discussions prennent ensuite la place. Les différents acteurs sont invités à apporter leurs avis. Les questionnaires seront ensuite configurés sur les dispositifs électroniques. Les usagers répondront avec des mentions « oui », « non » ou choisir « l’abstention ». Le mode de scrutin varie selon les statuts d’origine.
La règle de majorité doit être appliquée pour qu’une mention passe auprès de l’assemblée générale. Le vote est terminé après que 51 % et plus aient annoncé leurs intentions. À l’inverse, un deuxième tour aura lieu jusqu’à l’atteinte de cette quote-part. Ici, c’est le principe qui s’impose dans un AGO.
La notion de majorité change pour une AGE. En effet, elle s’appuie davantage sur les parts détenues par les personnes présentes ou représentées. La proportion est de deux tiers. Pour finir, un procès-verbal est rédigé par le président et le secrétaire. Il sera déposé auprès du tribunal des commerces.
