Défaut de fabrication, prélèvement abusif, défaut de paiement, etc. Les raisons de se plaindre à une entreprise sont nombreuses. Au lieu d’entrer directement en conflit, vous disposez de plusieurs canaux pour contacter l’entreprise.
Faites une première demande par internet
Certes les canaux où effectuer des réclamations à une entreprise ne sont pas standardisés, mais les règles de bienséance exigent que vous commenciez par contacter l’entreprise via le système interne de réclamation de l’entreprise.
Ainsi, lorsque vous avez une plainte ou une réclamation à faire à une entreprise, votre premier réflexe doit être de vous rendre sur le site de cette entreprise. En effet, toutes les entreprises modernes proposent des formulaires de réclamation à leur clientèle. Il s’agit en fait d’une version numérique de formulaire qui vous permet d’indiquer l’objet de votre mécontentement à l’entreprise. En temps normal, les formulaires de réclamation en ligne sont automatiquement envoyés à la personne chargée des litiges.
Pour avoir plus d’informations sur les canaux pour joindre les services d’assistance, rendez-vous sur comment-contacter.fr pour trouver les coordonnées de l’entreprise en question.
Si la demande n’aboutit pas, trouvez une adresse mail
Le formulaire en ligne est le premier niveau de réclamation. Si la réclamation est restée sans réponse, vous pouvez toujours vous rendre sur le site de l’entreprise pour retrouver leur adresse mail. Elle est généralement indiquée dans la partie contact, tout en bas du site.
Indiquez clairement l’objet du mail. Soyez bref et précis et expliquez que le mail fait suite au non-retour de votre réclamation via formulaire. Notez que l’envoi de mail signifie que vous cherchez toujours une issue à l’amiable pour le litige. Ne supprimez pas le mail. Cela peut servir de preuve si le règlement à l’amiable échoue.
Pour plus de légitimité, envoyez un courrier en recommandé à leur adresse postale
Pour donner plus de légitimité à votre demande, vous pouvez envoyer un courrier en recommandé avec accusé de réception au lieu d’envoyer un mail. Il s’agit d’une lettre envoyée par voie postale qui vous permet de savoir si le destinataire a accusé réception du courrier. C’est la voie recommandée pour un litige. Contrairement au mail, ce canal vous permet d’être sûr que l’entreprise a bien reçu votre réclamation.
La lettre doit contenir l’objet de votre demande, vos coordonnées et un élément qui étaye votre réclamation. Il peut s’agir de votre numéro de client ou du numéro de commande. L’entreprise dispose de 15 jours pour récupérer un courrier en recommandé avec accusé de réception. Passé ce délai, le courrier vous sera renvoyé.
Trouvez un numéro de téléphone pour parler directement à une personne de l’entreprise
Si au bout des 15 jours, vous n’avez pas de réponse, vous pouvez alors essayer le canal de communication le plus direct. Appelez l’entreprise et exposez votre problème. Soyez courtois et donnez toutes les informations pertinentes à votre interlocuteur.
Si vous ne trouvez pas satisfaction après un appel téléphonique, vous pouvez entamer une procédure de médiation si le litige en vaut la peine.
