Productivité, efficacité, rendement… Tous ces termes sont devenus omniprésents dans le monde du travail, et pour cause. Que ce soit pour gagner plus d’argent ou disposer de plus de temps, libre, il est dans l’intérêt de chacun de réussir à faire le maximum dans un minimum de temps !
De même que la mécanisation a révolutionné le travail agricole, les outils informatiques permettent d’améliorer grandement la productivité du travail de bureau.
Aujourd’hui, nous allons nous intéresser à un outil en particulier : le format PDF. Avec nos conseils pour le maitriser et l’utiliser plus rapidement, vous gagnerez en efficacité et productivité.
Pourquoi le format PDF ?
Il s’agit du format le plus utilisé pour les documents numériques, qu’il s’agisse d’archives scannées, de rapports envoyés, de maquettes à éditer…
Il est probable que vous manipuliez des dizaines de fichiers au format PDF de manière quotidienne. Économiser quelques minutes de travail sur chaque document se traduit en un gain de temps de plusieurs heures à la fin du mois, soit un jour de repos mensuel en plus, ou 12 jours par an !
Vous avez envie de profiter de deux semaines de vacances par an en plus ? Suivez le guide.
Transformer un PDF en Word
Le format PDF présente de nombreux avantages, mais il n’est pas nécessairement le plus facile à éditer et modifier…
Vous avez déjà perdu du temps à changer quelques mots sur un manuscrit envoyé en PDF ?
Vous ne voulez plus passer des heures à ajouter une image sur une maquette au format PDF ?
La solution est simple : transformer votre fichier au format PDF en Word !
Il existe des outils informatiques qui permettent de le faire en seulement quelques clics, sans perte d’informations. Vous pouvez alors modifier le document en toute simplicité (à condition bien sûr d’avoir les compétences nécessaires sur Microsoft Office).
Une fois que c’est terminé, vous n’avez plus qu’à l’exporter au format PDF, et le tour est joué.
Gagner du temps avec les modèles PDF
Les modèles (ou « template » pour ceux qui préfèrent les termes anglais) sont bien utiles pour gagner du temps. Plus besoin de créer chaque document de zéro, il suffit d’utiliser un format préenregistré.
C’est tout particulièrement utile pour les documents qui reviennent souvent :
- Facture, bon de commande, ordre d’achat…
- Rapport hebdomadaire d’activité
- Présentation de produit
- Étude de marché
Saviez-vous qu’il est tout à fait possible d’utiliser des templates au format PDF ?
Il existe des dizaines de modèles standards pré-enregistrés disponibles, mais vous pouvez aussi décider d’en faire un qui répond exactement à vos besoins. Vous n’aurez alors plus qu’à remplir un PDF en quelques minutes, plutôt que de prendre plusieurs heures pour le créer entièrement.
Les documents collaboratifs au format PDF
Le travail d’équipe est essentiel. Cela fait des années que le « génie solitaire » qui fait « tout, tout seul » n’existe plus, ou tout du moins qu’il n’obtient plus aucun résultat valable.
Le partage de documents PDF éditables, que ce soit sous Dropbox, One Drive, Google Drive ou n’importe quel autre espace de travail et stockage virtuel, permet à plusieurs collaborateurs de travailler sur un même document.
Finis les allers-retours par mail qui font perdre du temps.
Finis les versions en double, qu’il faut ensuite passer des heures à mettre à jour pour ne pas perdre d’infos.
Le travail collaboratif au format PDF, c’est l’assurance de gagner en productivité.
L’organisation des documents PDF : ajouter et séparer les pages
Nous en avons tous fait l’expérience.
Vous savez, ce manuel utilisateur à télécharger au format PDF qui pèse 250 Mo. Quand on l’ouvre, on découvre qu’il fait 800 pages, car il contient les instructions détaillées en 92 langues différentes !
Bien sûr, niveau culture général, c’est toujours intéressant de savoir comment on dit « Code Pin » en roumain et en bengali, mais ce n’est pas très pratique… Est-ce que l’on ne pourrait pas juste sauvegarder les 4 pages qui sont en français ? Bien sûr que c’est possible !
Séparer les pages d’un PDF en plusieurs documents
Il n’y a rien de plus simple avec le bon outil.
Plutôt que de continuer à manipuler les 800 pages de ce manuel multilingue, sélectionner celles qui vous intéressent et sauvegarde-les dans un nouveau PDF. Ceci vous prend quelques minutes, et vous gagnerez énormément de temps à chaque fois que vous reviendrez le consulter.
Et le gros avantage est que cette méthode vous permet de conserver intact le document original. Vous pourrez toujours revenir le lire pour parfaire votre maitrise des langues étrangères.
Combiner plusieurs PDF en un seul document
À l’inverse, il peut parfois être énervant de devoir ouvrir plusieurs PDF pour accéder à un seul fichier… Pourquoi ce livre a-t-il été numérisé page par page ? Vous ne le saurez jamais, mais vous pouvez remédier au problème.
Encore une fois, des outils informatiques existent pour regrouper plusieurs fichiers PDF, que vous enregistrez ensuite sous un seul document, facilement consultable.
La compression d’un fichier PDF
Le format PDF est idéal pour conserver la qualité des documents. C’est vrai aussi bien au niveau du texte et des graphiques, qui restent parfaitement lisibles, que des images, dont la résolution ne diminue pas et peut être imprimée en grand format.
Cet avantage évident est pourtant une arme à double tranchant… En effet, les fichiers PDF peuvent être volumineux. Ceci rallonge les temps de transfert, demande plus d’espace de stockage… Pas l’idéal !
Pour gagner du temps (et de la place), il est tout à fait possible de compresser vos fichiers PDF, lorsque vous pouvez vous permettre de perdre en qualité. Pour s’adapter à tous les besoins, il existe trois niveaux de compression :
- Minimum. Peu de gain de place, mais une perte de qualité invisible.
- Standard. Excellent compromis entre diminutions de la taille du fichier et conservation de la qualité.
- Maximum. Un gain d’espace de stockage important, au prix d’une réduction de la résolution.
En Bref
Voici, en résumé, les 6 conseils pour gagner du temps et améliorer votre productivité en travaillant avec des fichiers au format PDF :
- Transformer vos PDF en Word pour les modifier
- Utiliser des modèles (template) PDF préenregistrés
- Travailler en équipe sur des PDF partagés
- Sauvegarder les pages importantes d’un long PDF dans un nouveau document facile à consulter
- Regrouper plusieurs documents PD dans un seul fichier
- Comprimer vos fichiers PDF en fonction de vos besoins
Tout ceci est simple à mettre en œuvre, et les résultats sur votre efficacité se remarquent rapidement. Et n’oubliez surtout pas : quelques minutes gagnées par-ci par-là, à la fin du mois, cela se traduit en de nombreuses heures de travail de gagnées !
À vous de décider comment vous allez en profiter.
