Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, établir un devis descriptif, complet et clair puis remettre au client une facture conforme est deux étapes importantes. Le devis constitue un engagement à deux sens, c’est une sorte de contrat entre le professionnel et le client. Quant à la facture, il s’agit d’un élément comptable crucial. Ces documents comportent des informations recommandées ou obligatoires. Ce sont deux modèles utiles dans la vie courante d’entreprise. Il faut donc les élaborer avec précision. Alors, comment bien rédiger ses modèles de facture et devis ?
Le devis
Modèle de devis : qu’est-ce que c’est et quelle est son utilité ?
Tout comme la facture, le devis est également un modèle utile dans votre entreprise. Ainsi, avant de rédiger un modèle de devis, il est nécessaire de comprendre ce c’est. Il s’agit d’une proposition de vos tarifs à un potentiel client. On parle d’une proposition de contrat dans le cas d’une offre de travaux. Le client peut décider de refuser ou d’accepter cette proposition. Donc, si le client accepte votre proposition, le devis constitue un contrat entre vous deux. C’est pourquoi vous devez maîtriser la rédaction de votre modèle de devis. À noter que dans le cadre des relations commerciales entre professionnels, le devis n’est pas obligatoire.
Le devis est-il obligatoire ?
La réalisation de prestations de services ou de travaux peut rendre obligatoire la remise d’un devis à votre client. Les prestations suivantes sont surtout soumises à cette obligation selon leur montant :
– Les prestations de réparation, d’entretien ou de dépannage dans les secteurs de l’équipement de la maison et du bâtiment ;
– La prestation d’opération funéraire ;
– La prestation de location de voiture ;
– La prestation de déménagement ;
– La prestation d’optique médicale ;
– La prestation de chirurgie esthétique ;
– La prestation d’appareillage auditif ;
L’obligation de remettre un devis à votre client peut aussi dépendre du montant de la prestation, surtout lorsqu’il s’agit :
– D’acte de pédicure-podologie au prix élevé ;
– D’acte de chirurgie dentaire au prix élevé ;
– De services à la personne au coût supérieur ou égal à 100 euros TTC par mois.
D’ailleurs, si vous n’avez pas défini à l’avance le coût d’une prestation ou quand le prix ne peut pas être défini au préalable, vous devez délivrer un devis au client s’il le demande. Si le montant exact de la prestation ne pouvait pas être précisé, préalablement, vous devez préciser une méthode de calcul qui permet de vérifier ce tarif ultérieurement.
Peut-on facturer un devis ?
En principe, le devis est gratuit. Cette gratuité est une obligation légale, notamment dans les domaines suivants :
– La location automobile ;
– Les services à la personne ;
– La vente de produits d’optique médicale ;
– Les pompes funèbres ;
– Le déménagement.
Modèle de devis : les mentions obligatoires
Avant tout, le devis est un contrat. Par conséquent, le modèle de devis doit contenir des mentions obligatoires. Avant de le rédiger, assurez-vous qu’il réponde aux exigences légales. Voici les mentions obligatoires pour un modèle de devis :
– Toutes les informations relatives à votre entreprise (adresse du siège social, raison sociale, numéro de Siret) ;
– Les informations relatives à votre client ;
– La mention « devis » ;
– La date de son émission ;
– Le caractère payant ou gratuit du devis ;
– La description, la désignation, la quantité et le prix des produits et prestations proposés ;
– Le montant total (en TTC et HT) ;
– Les frais de déplacement, le cas échéant ;
– Le taux de TVA, le cas échéant ; et
– le coût de la main-d’œuvre, le cas échéant.
Comment rédiger votre modèle de devis ?
Pour élaborer votre devis, vous pouvez trouver par exemple des modèles de devis sur Excel. Mais vous pouvez aussi télécharger des modèles gratuits en ligne.
Vu l’existence d’un certain nombre de mentions obligatoires, vous devez connaître en amont vos services et produits. Afin de pouvoir compléter votre modèle de devis, vous devez fixer vos tarifs dans le cas d’une élaboration de devis de prestation de service.
En vous inspirant d’un modèle de devis de prestation de service, sur Word ou sur Excel, il faut avoir une bonne connaissance du marché et surtout de votre entreprise. Car il s’agit là d’un engagement professionnel. Effectivement, le fond et la forme de votre devis représentent votre entreprise. Celui-ci doit donc inciter le client à collaborer avec vous. Cohérent dans le fond et excellent dans la forme, votre modèle de devis doit être professionnel et unique. Ainsi, il doit donner confiance en vos produits et services.
La facture
Une facture : un modèle utile dans votre entreprise
Une facture est un document remis par un prestataire ou un vendeur. Elle atteste de la vente ou de l’achat d’un ou de plusieurs biens ou services. C’est un document obligatoire qui doit contenir un bon nombre de mentions. Une facture est à la fois un élément de preuve, un document commercial, et un justificatif fiscal et comptable.
Elle doit être restituée en 2 exemplaires, un pour le client et l’autre pour l’émetteur. Vous pouvez émettre votre facture de façon dématérialisée ou en format papier.
En général, la facture est émise après l’achèvement d’une prestation de service ou après la livraison d’un ou plusieurs biens vendus. Avant la date de facturation, le vendeur ou le prestataire doit également émettre des factures d’acomptes attestant du versement d’un acompte.
Modèle de facture : les mentions obligatoires
Lors de l’édition de factures, la loi requiert la présence de plusieurs mentions obligatoires. Il faut donc vérifier que votre modèle de facture à imprimer contient toutes ces informations. En plus, quelques précisions sont à mettre sur vos factures selon le régime de TVA auquel votre entreprise est soumise. Parmi ces mentions obligatoires, en voici quelques-unes :
– Le numéro de la facture ;
– La date d’émission de la facture ;
– Les informations sur l’acheteur : sa dénomination sociale ou son nom, l’adresse de son siège social ;
– Les informations sur le vendeur : la dénomination sociale ou le nom de la société, sa forme juridique, son siège social, son capital social, son numéro SIRET, son numéro d’immatriculation au sein du commerce et des sociétés ;
– Le numéro du bon de commande ;
– La désignation, la quantité des biens ou services et le prix unitaire hors TVA ;
– Les remises, rabais, escomptes ou ristournes.
Comment rédiger son modèle de facture ?
Pour rédiger votre modèle de facture, il est idéal de s’inspirer d’un autre modèle. Vous allez ensuite le personnaliser avec vos informations et les différents éléments de votre activité de prestation de services ou de vente de marchandises.
Tout d’abord, il est nécessaire d’effectuer un devis avant d’émettre une facture. Vous pouvez par exemple, pour cela, prendre un modèle de devis Excel gratuit. En effet, le devis permet de sécuriser la transaction.
D’ailleurs, lors de l’émission de la facture, éditer un devis permet un gain de temps. Vous n’avez qu’à reprendre le contenu du devis pour votre facture pour pouvoir en demander la réglementation.
Vous pouvez suivre les indications suivantes au moment de créer votre facture :
– Compléter toutes les informations concernant votre microentreprise ou entreprise ;
– Mentionner toutes les informations concernant votre client ;
– Indiquer le détail des marchandises ou de la prestation (ajoutez une ligne par élément pour être plus précis) ;
– Préciser le montant unitaire et les quantités pour chaque ligne ;
– Calculer le prix total pour chaque ligne ;
– Indiquer le taux de TVA applicable, le cas échéant ;
– Ajouter le prix total en TTC ;
– Ajouter le prix en HT ;
– Mettre la date d’émission de la facture ainsi que le délai de paiement ;
– Préciser la mention de réduction de TVA, le cas échéant ;
– Joindre un RIB en cas de paiement par virement ou mentionner sur la facture vos coordonnées bancaires ;
– Mentionner les pénalités et sanctions en cas de retard de paiement.
Il vous suffit ensuite de restituer à votre client la facture. Vous pouvez l’envoyer par voie électronique, par courrier postal ou lui remettre en main propre.
Bref, quelques soit votre secteur, que vous désiriez vous lancer dans la distribution automatique ou développer un projet dans le secteur de l’industrie, la facture et le devis sont deux modèles utiles dans la vie d’une société. Il importe donc de bien les rédiger, car ils représentent votre entreprise auprès des clients potentiels.
