La machine à affranchir est devenue, au fil du temps, un allié précieux pour les entreprises qui désirent faciliter leur envoie de courrier. Le principe en est très simple : l’entreprise se sert de cette machine pour affranchir son courrier, c’est-à-dire le timbrer, et ainsi ne payer que ce dont elle a besoin (finis l’achat de carnets de timbres) tout en gagnant du temps en évitant de participer à une file d’attente. En effet, l’utilisation de cette machine se fait à domicile, finit donc d’attendre qu’une caisse se libère au bureau de poste. Voici un petit mode d’emploi pour ce type de machine.
La pesée avec une machine à affranchir
L’un des avantages de la machine à affranchir est de vous permettre de faire des économies en payant le prix juste, en rapport avec le poids réel de votre courrier. En d’autres termes, vous avez la possibilité de payer l’affranchissement en fonction du poids au gramme prés. Mais pour cela il vous faut connaître ce poids exact et donc peser votre courrier au préalable. Il est pour cela nécessaire de vous munir d’une balance sensible au gramme et, bien sûr, de la tarification exacte de La Poste. Certaines machines à affranchir sont munies d’un plateau de pesée intégré : vérifiez si celle dont vous disposez bénéficie de cette option.
L’impression de l’empreinte postale
La seconde étape est l’impression de l’empreinte postale : directement sur l’enveloppe ou bien alors sur une étiquette autocollante. Cette impression comprendra l’affranchissement mais également les mentions que vous voudrez faire figurer, comme votre logo, le nom de votre entreprise et son adresse, numéro de téléphone, numéro d’identifiant, l’adresse de votre site web ou tout ce que vous voudrez mentionner. Ne l’oubliez surtout pas : l’enveloppe reste un support très efficace de communication et votre machine à affranchir va vous permettre d’imprimer les informations vous identifiant ou que vous voulez communiquer. Attention cependant, veiller à toujours pouvoir imprimer : il serait dommage de venir à bout d’encre. Le fonctionnement de votre machine en serait irrémédiablement stoppé. Les cartouches se trouvent assez facilement sur le web, il suffit d’avoir les références de votre machine comme, par exemple, pour acheter des cartouches pour Pitney Bowes DM 220i.
Dépôt du courrier
Une fois affranchi, votre courrier doit être expédié, c’est une évidence. Mais votre machine à affranchir va être limitée pour cette mission. Ce sera donc à vous de vous déplacer pour apporter votre courrier à l’expédition. En fonction de votre volume de courrier, vous pourrez le déposer dans une boîte aux lettres ou, directement, au centre de tri dont vous dépendez, cette dernière solution vous permettant, également, de déposer vos envois plus tardivement, la levée des boîtes à lettres se faisant plus tôt.
La facturation des affranchissements
Avec la machine à affranchir, fini les avances de trésorerie pour l’achat de timbres ou d’enveloppes pré-timbrées. La facturation se fait de façon mensuelle à terme échu, ce qui vous permet de régler ce que vous avez réellement dépensé et de gagner un peu de marge en trésorerie. La facturation se fait automatiquement, par télé relevé, ce qui vous permet, également, de suivre exactement vos dépenses en affranchissement.
