Il se peut que vous ayez commencé votre activité professionnelle avec une mode de facturation en format papier. Avec ces supports, le plus énervant c’est d’avoir à numéroter un à un les factures pour faire les suivis. Et le pire c’est qu’il est facile pour les fraudeurs de les redoubler pour voler des capitaux à l’entreprise. Aujourd’hui, votre entreprise se développe et vous êtes à la recherche d’une solution pour faire des factures plus fiable tout en restant professionnel. La meilleure solution est la dématérialisation des factures. Cette méthode révolutionnaire présente multiples avantages.
Découvrir les différents types de dématérialisation de factures
Pour ne pas perdre du temps à gérer et suivre des tonnes de factures en papier, dématérialiser les factures fournisseurs est une alternative économique et écologique. Actuellement, on compte deux types de dématérialisation de factures : la dématérialisation simple et la dématérialisation fiscale. La première consiste à passer des factures en papier à des factures en version numérique. En d’autres termes, on fait la numérisation des factures en format papier. Ce type de dématérialisation facilite le stockage, l’archivage et l’envoi des documents aux fournisseurs. Quant à la dématérialisation fiscale, elle consiste à mettre en place un système de facturation entièrement numérisé depuis la création jusqu’à la réception par le destinataire. C’est la facture électronique. Pour envoyer des factures électroniques valides, il faut utiliser des solutions techniques afin de garantir l’authenticité de la pièce. Ainsi, il faut une signature électronique et la norme EDI ou Echanges de Données Informatisées. Ces deux éléments sont nécessaires pour dématérialiser des factures clients et des factures fournisseurs.
Quels avantages de dématérialiser les factures fournisseurs ?
Bien sûr, le premier avantage de ce système est le gain de temps et d’argent. Grâce à la dématérialisation, il devient possible de réduire les coûts et des délais de traitement de factures fournisseurs. Plusieurs entreprises ont décidé de dématérialiser leurs factures fournisseurs afin d’alléger les coûts relatifs à leur traitement. En outre, la facturation sur un support papier est particulièrement onéreuse, sans parler de ses inconvénients sur l’environnement. La dématérialisation par contre réduit considérablement l’utilisation des papiers afin d’adopter un comportement écoresponsable. Par ailleurs, l’archivage physique de ces documents entraîne également des dépenses supplémentaires car il faut des consommables bureautiques pour cette opération. En général, les archives digitales sont sauvegardées dans une base de données en ligne. Pour les rechercher, il suffit de taper les bons mots clés sur la barre de recherche. Autre avantage, les factures dématérialisées sont plus centralisées et surtout plus sécurisées. Ainsi, même les fraudeurs les plus ingénieux n’arrivent pas à les voler ni à y accéder. Et pour plus de sécurité pour les données administratives, il est possible de supprimer le papier au profit de l’informatique. Il faut aussi rappeler que les factures en format papier peuvent disparaitre à tout moment et peuvent surtout se dégrader au fil du temps notamment à cause de la poussière et de l’humidité dans leur conservation. Tout cela mène à dire qu’il vaut mieux dématérialiser les factures fournisseurs.
