En dépit de son entrée dans un monde connecté numériquement, la gestion des notes de frais reste un domaine de l’administration des affaires où les processus papier et manuels sont toujours utilisés. Le processus actuel pour la majorité consiste toujours en ce que les employés conservent des copies des reçus papier pour tous les frais personnels qu’ils engagent à des fins commerciales.
Pourtant, il existe une alternative beaucoup plus pratique pour gérer les notes de frais. Un logiciel de note de frais peut aider à simplifier le processus. Et si vous envisagez d’utiliser cette solution, mais que vous n’êtes pas encore convaincu, voici un aperçu des différents avantages clés de ces logiciels.
Réduire les erreurs causées par un processus axé sur le papier
Les méthodes traditionnelles de gestion des notes de frais exigeaient beaucoup de papier et impliquaient souvent le dépôt de rapports papier avec des rames de reçus joints. Les gestionnaires utilisaient souvent des feuilles de calcul partagées pour examiner, suivre et surveiller les soumissions. Le résultat a été une surcharge de papier, de longs retards et des erreurs de conformité.
Grâce à un logiciel de gestion de notes de frais, les entreprises peuvent réduire considérablement l’utilisation du papier. Les employés pourront ainsi soumettre facilement et rapidement leurs dépenses via un ordinateur, une tablette ou même un smartphone. Cela simplifie également la tâche des gestionnaires qui peuvent examiner les notes de frais et les faire passer à l’étape suivante à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet.
Augmenter l’efficacité organisationnelle
Un logiciel de gestion des notes de frais permet également de créer un flux de travail personnalisé et automatisé respectant parfaitement le processus de dépenses de l’entreprise, contribuant ainsi à réduire le temps passé à traiter celles-ci.
Les employés peuvent intégrer les données des rapports de carte ou prendre des images de reçus. Des règles simples qui aident à éviter les non-conformités. Cette solution permet de gagner du temps et de réduire les coûts de traitement.
Contrôle des dépenses grâce à l’application des politiques
L’application de la politique de dépenses de votre entreprise est un élément essentiel du traitement des dépenses. De nombreuses entreprises ont des directives spécifiques, ainsi que des organisations associées à des projets ou des clients spécifiques.
Grâce à un logiciel de gestion des notes de frais, il est tout à fait possible d’automatiser l’application des politiques sans avoir à vérifier les règles manuellement. Les dépenses non conformes peuvent être instantanément signalées et les notes de frais qui nécessitent une attention particulière peuvent être mises en évidence pour un examen immédiat.
Un remboursement rapide
Cela pourrait être frustrant si le délai entre la soumission des notes de frais et du remboursement est trop long. Un logiciel peut aider à réduire les délais de traitement en améliorant les cycles de soumission, d’approbation et de remboursement.
Le partage d’informations est instantané, de sorte que les employés peuvent lancer le processus en soumettant les notes de frais n’importe où, et les gestionnaires peuvent immédiatement examiner et approuver les dépenses ou les renvoyer avec des questions. De plus, il est même possible de faire ces tâches sur un appareil mobile.
