Dans le monde de l’entreprise, organiser un séminaire est une action classique mais qui est paradoxalement en plein bouleversement. En effet, avec la transformation du rapport à la hiérarchie, la mise en place de nouveaux outils de management ou encore l’implication toujours plus grande des collaborateurs dans les stratégies des entreprises, l’événementiel devient une arme au service de la productivité. Et désormais, multinationale ou start-up, tout le mode s’y met.
Pourtant, n’est pas organisateur de séminaire qui veut. Les compétences relationnelles, le carnet d’adresses et les connaissances nécessaires pour repérer un lieu d’exception ne sont en effet pas à la portée de tous. Pour organiser un séminaire réussi, il est donc recommandé de s’adresser à des professionnels du secteur, précieux interlocuteurs entre les prestataires et les entreprises. Dans le jargon, on les appelle des « venue finder ». Présentation d’un métier un peu à part.
Qu’est-ce qu’un venue finder ?
Comme son nom à consonance anglaise le laisse penser, le « venue finder » est un concept originaire des États-Unis. Il a été développé dans les années 80 avant de transiter par la Grande-Bretagne pour arriver en France dans les années 2000. Ce terme un peu mystérieux désigne en fait un professionnel de l’événementiel, dont les réseaux et les connaissances lui permettent de trouver des lieux d’exception pour ses clients. Ce qui en fait l’organisateur de votre évènement futur le plus pertinent !
Avec l’expansion des réseaux numériques, celui qui n’était au départ qu’un individu au carnet d’adresses bien rempli s’est peu à peu transformé en une symbiose entre outil internet et spécialiste de la location événementiel. Des sites comme Aleou.fr sont représentatifs de cette évolution qui a permis au concept de « venue » finder » d’opérer sa transition digitale pour améliorer la qualité de son service, satisfaire plus de clients et diversifier ses compétences.
Organiser un séminaire à moindre coût
Le « venue finder » a ceci de particulier qu’il ne se rémunère pas sur le prix de la location pour le client. Bien sûr, le partenariat conclu avec les prestataires événementiels stipule que ces intermédiaires d’un nouveau genre reçoivent une commission sur les affaires conclues. Mais en même temps, le prestataire s’engage à ne pas augmenter ses tarifs. C’est sur la base d’une valeur ajoutée en termes de volumes de réservation que le prestataire tire son épingle du jeu.
Ainsi, chacun des maillons de la chaîne est satisfait. Le prestataire loue plus souvent son lieu et le « venue finder » se rémunère par commission. Pour le client surtout, c’est l’assurance de bénéficier d’un organisateur de séminaire efficace, au catalogue bien rempli et sans jamais payer de surcoût. Par ailleurs, le « venue finder » d’aujourd’hui a su diversifier ses compétences et offrir un large panel de services en plus à ses clients, qui vont bien au delà de la simple location de salle.
Quelles sont les renseignements à fournir à votre « venue finder » ?
Un organisateur de séminaire efficace comme l’est le « venue finder » d’aujourd’hui se doit d’abord de proposer une diversité de modalités à ses clients. Sur Aleou.fr par exemple, il est possible de simplement bénéficier de la variété du catalogue pour faire son choix de prestataire avant de le contacter directement puis s’organiser en autonomie. Mais le « venue finder » est aussi un facilitateur de liens avec les professions indissociables de l’événementiel.
Ainsi, Aléou propose par exemple de prendre en charge tout ou partie de l’organisation de séminaire. Réservation des hébergements, recrutement du personnel de sécurité, proposition d’animations pertinentes et même prise en charge du déplacement des invités sont autant de paramètres que l’on peut déléguer. Cette nouvelle forme d’intermédiaire est donc un atout nécessaire dans une société où le temps est la plus précieuse des ressources et la réussite des événements un incontournable du monde du travail.
