Il est loin d’être simple d’organiser un événement, du fait des nombreux éléments à coordonner. Cependant, il est aujourd’hui possible d’utiliser un logiciel de gestion d’événement, une technologie qui vous aide à gérer l’ensemble des tâches relatives à l’organisation de votre temps fort, que celui-ci soit d’entreprise, sportif, commercial ou bien encore culturel.
Qu’est-ce qu’un logiciel événementiel ?
Un logiciel événementiel, aussi nommé logiciel de gestion d’événements, est un outil qui transforme la façon d’organiser et de gérer les événements de votre entreprise. Vous pouvez d’une part y regrouper l’ensemble des informations relatives à l’événement, données qui seront ensuite plus facilement consultables par l’ensemble de l’équipe travaillant sur le projet.
Ensuite, le logiciel événementiel accompagne votre campagne de communication. Vous avez la possibilité de créer un site web événementiel et de lancer de belles campagnes d’e-mails pour les invitations et les relances. Le logiciel événementiel simplifie également toute la phase d’accueil des participants. Des badges avec QR Code peuvent être envoyés en amont, et une fois sur place, l’émargement se fait simplement en scannant les QR Codes ou bien encore sur tablette. Enfin, l’utilisation d’un logiciel événementiel comme celui que vous trouvez sur le site eventmaker.com est recommandé pour vos rapports statistiques en temps réel, et bénéficier par la suite de toutes les données intéressantes pour effectuer votre bilan.
L’organisation d’événements virtuels
Une multitude de raisons peuvent pousser les entreprises à ne pas pouvoir effectuer un événement en présentiel. Une fois de plus, le logiciel événementiel vient au secours des sociétés, en leur proposant la mise en place d’événements virtuels. Les participants, équipés d’un ordinateur et d’une connexion internet depuis chez eux, peuvent alors participer à l’événement, qu’il s’agisse d’une réunion de travail, d’une conférence, d’un séminaire et même d’une foire et d’un salon.
Lors d’un événement virtuel, les participants peuvent tout à fait interagir entre eux, grâce aux fonctionnalités avancées du logiciel événementiel.
Quels sont les avantages à s’équiper d’un logiciel événementiel ?
Dans un premier temps, le logiciel événementiel améliore la coordination entre les équipes, qui peuvent grâce à cet environnement unique avoir accès aux principales informations en toute autonomie.
Le travail est également plus fluide. Vous n’avez en effet plus besoin de multiplier les interfaces pour gérer les différentes étapes relatives à l’organisation de l’événement. De la centralisation des données à la promotion de l’événement en passant la gestion des inscriptions et des entrées sur place, le logiciel événementiel est multifonctions. Et puis, en vous équipant d’un tel outil, vous réalisez également des économies puisque vous n’aurez plus besoin de jongler entre différents logiciels.
Comment bien choisir son logiciel événementiel ?
Il existe plusieurs prestataires sur le marché proposant des logiciels événementiels. Ils diffèrent donc les uns des autres, et pour faire le bon choix, il est essentiel de faire le point sur votre pratique et sur vos objectifs.
Veillez à ce que le logiciel événementiel affiche un grand nombre de fonctionnalités, celles qui correspondent à vos besoins. Vous n’aurez plus ainsi à cumuler les outils et tout sera centralisé.
Dans le contexte actuel de crise sanitaire, il peut en outre très utile que le logiciel événementiel vous offre la possibilité d’organiser des événements virtuels. Cela vous permet de faire face aux imprévus et de continuer à faire vivre votre activité, quelles que soient les circonstances.
